Afdelingssecretaresse

Faculteit der Geesteswetenschappen – Afdeling Acasa en Mediastudies

Publicatiedatum
19 april 2017
Opleidingsniveau
mbo
Salarisindicatie
€1.875 tot €2.610 bruto per maand, op basis van 38 uur per week
Sluitingsdatum
2 mei 2017
Functieomvang
20 uur per week
Vacaturenummer
17-196

De afelingen Acasa en Mediastudies zijn gevestigd in gebouw BG1 op het BG-terrein. De afdelingen hebben ieder hun eigen secretariaat. Voor deze secretariaten wordt gezocht naar een secretaresse die voor beide kan werken en de ondersteuning kan leveren voor de medewerkers en de bedrijfsvoering van de afdelingen. De afdeling Acasa telt ongeveer 55 medewerkers in dienst, de afdeling Mediastudies heeft ongeveer 135 medewerkers in dienst; deels internationale medewerkers.

De afdelingen zijn onderdeel van de Faculteit der Geesteswetenschappen; binnen deze faculteit wordt onderwijs en onderzoek verzorgd met een sterk internationaal profiel in een groot aantal disciplines op het gebied van taal en cultuur. 

Werkzaamheden

Voor de medewerkers en de bedrijfsvoering van deze afdelingen zijn wij op zoek naar een collega met een dienstverlenende houding, die er plezier in heeft zaken goed te laten verlopen.

De werktijden zullen zijn:

  • Dinsdag 12:00 - 17:00 uur
  • Woensdag 10:00 - 15:00 uur
  • Donderdag 10:00 -15:00 uur
  • Vrijdag 10:00 - 15:00 uur

De werkzaamheden zijn:

  • fungeren als aanspreekpunt voor de medewerkers en ze waar nodig doorverwijzen;
  • reserveren van zalen en bestellen van catering;
  • behandelen van de post, telefoon en e-mail; mede beheren van de e-mailbox;
  • incidenteel kopiëren, printen en scannen;
  • bestellen van kantoorbenodigdheden en visitekaartjes;
  • ondersteuning bij gebouwzaken, zoals verhuizingen begeleiden en verzorgen van naambordjes;
  • up-to-date houden van digitale bestanden en ervoor zorgen dat deze op een gestructureerde manier worden opgeslagen;
  • op verzoek plannen van afspraken;
  • incidenteel notuleren van vergaderingen;
  • archiveren en vormen van dossiers;
  • ondersteunen en (mede)organiseren van evenementen en activiteiten.

Profiel​

  • Opleiding op mbo-niveau, bij voorkeur op secretarieel-administratief gebied;
  • klantgerichte, flexibele en dienstverlenende instelling;
  • proactieve houding;
  • nauwkeurige manier van werken;
  • ruime ervaring met geautomatiseerde tekstverwerking (Word), spreadsheets (Excel) en met databestanden (Access);
  • vermogen om zowel zelfstandig als in teamverband te werken;
  • goede communicatieve en contactuele eigenschappen;
  • goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid in het Nederlands en Engels.

Inlichtingen

Aanstelling

Aanstelling geschiedt in tijdelijke dienst voor de duur van 15 maanden van 1 juli 2017 t/m 30 september 2018. Er is vooralsnog geen vooruitzicht op verlenging of op een vaste aanstelling. Het salaris bedraagt, afhankelijk van ervaring, minimaal €1.878 en maximaal €2.610 (schaal 6) bruto per maand bij volledige werktijd (38 uur per week). De CAO Nederlandse Universiteiten is van toepassing.

Sollicitatie

U kunt uw uitsluitend elektronische sollicitatiebrief, inclusief gedetailleerd cv, tot en met 2 mei 2017 via solliciteren2017-FGW@uva.nl richten aan de directeur bedrijfsvoering van de Faculteit der Geesteswetenschappen, dr. G.M. Nijsten. Vermeldt u a.u.b.  vacaturenummer 17-196 in de onderwerpregel. #LI-POST

Acquisitie wordt niet op prijs gesteld

Gepubliceerd door  Universiteit van Amsterdam